ORGANIZACIÓN

Es un grupo estructurado de individuos que trabajan juntos de manera coordinada para lograr metas u objetivos específicos.

El propósito principal de una organización es lograr de manera efectiva y eficiente sus objetivos predeterminados. Esto implica tener en cuenta el proceso administrativo: como planificar, organizar, coordinar y controlar recursos, tareas y personas dentro de la organización.

MÉTODO 

Es una forma organizada de poder alcanzar un determinado objetivo. Llevado a la práctica, es crear un sistema de trabajo y puede aplicarse a distintas áreas como el estudio de las ciencias naturales, sociales o las matemáticas.

 

FUNCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODO

Es un servicio eminentemente de asistencia y asesoría al nivel gerencial de las empresas, cuyo objetivo primordial es incrementar la eficiencia administrativa mediante la elaboración de estudios técnico-administrativos que buscan el mejoramiento de los procedimientos, métodos y sistemas de trabajo.

En la mayoría de las empresas han sido creadas Centrales de Organización y Métodos para dar eficiencia y simplicidad al mecanismo administrativo;

Organización y Métodos es uno de los términos que integran la labor general de la racionalización.

Organización y métodos estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la Administración, cumpliendo como función el aconsejar a los funcionarios interesados en mejorar la organización y métodos empleados por los servicios que dirigen. La finalidad de una unidad de Organización y Métodos es asegurar el máximo de eficiencia en el financiamiento de la máquina administrativa, y

mediante la aplicación adecuada de métodos científicos de organización;  conseguir economías en el costo de la producción y en la utilización de mano  de obra, pero como regla general a Organización y Métodos no se le concede  autoridad sobre otras unidades en administración.

Un buen servicio del departamento de Organización y Métodos se caracteriza por:

•Tener tiempo para estudiar los problemas y buscar las soluciones sin ninguna

presión.

•Ser independiente de la unidad bajo estudio y por lo tanto, ser capacitado para

hacer apreciaciones objetivas.

•Adiestramiento en técnicas especializadas que son complementadas con la

experiencia de sus funcionarios.

•Liberación de estrecheces departamentales y enfocar los problemas desde el

punto de vista de las necesidades de la empresa.

ANALISTA DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

Es un profesional que estudia y analiza la estructura y funcionamiento de una organización. Su objetivo es mejorar la eficiencia y eficacia de las actividades laborales. 

FUNCIONES 

• Realizar un diagnóstico de la estructura de la organización
• Estudiar y proponer sistemas para mejorar la eficiencia de las actividades laborales
• Asesorar a la organización en la aplicación de técnicas administrativas
• Elaborar manuales, procedimientos, flujos y organigramas
• Coordinar con las diferentes áreas de la empresa
• Identificar oportunidades de mejora en los procesos administrativos, estratégicos y comerciales
• Mantener actualizado el sistema de control interno de la empresa.

Un analista de organización y métodos debe tener conocimientos de administración, organización, y técnicas de análisis. También debe tener habilidades para resolver problemas y comunicarse de manera efectiva. 

Conocimientos 

• Conocer los principios y prácticas de la administración
• Conocer la teoría de organización
• Conocer las técnicas de análisis de organización y sistemas administrativos
• Conocer las normas, reglamentos, y procedimientos de la organización
• Conocer las técnicas para elaborar e implementar sistemas administrativos

Habilidades 

• Ser capaz de analizar y resolver problemas administrativos y de organización
• Ser capaz de interpretar disposiciones legales y reglamentarias
• Ser capaz de redactar informes técnicos
• Ser capaz de expresarse de manera clara y precisa
• Ser capaz de establecer y mantener relaciones efectivas
• Ser hábil en el uso de computadora

Tareas

• Estudiar y analizar la estructura y funcionamiento de la organización 
• Diseñar, implementar, y administrar sistemas para mejorar la eficiencia de la organización 
• Asesorar a la organización en la interpretación y aplicación de técnicas administrativas 
• Identificar oportunidades de mejora en los procesos administrativos, estratégicos, y comerciales 
• Mantener vigente el sistema de control interno de la empresa.

Eficiencia

Es la capacidad de lograr el objetivo con menos recursos.

Implica que el gasto temporal es el mismo, pero se reducen los costes de otros recursos.

Se produce cuando se logra el objetivo de una manera idónea o conveniente.

Eficacia

Eficacia es la capacidad de lograr un resultado deseado, mientras que eficiencia es la capacidad de hacerlo con el mínimo de recursos.

Es la capacidad de conseguir lo que se propone en el tiempo establecido.

Se centra en hacer lo correcto de la manera correcta y en el momento adecuado.

Se da cuando una empresa cumple con su objetivo.

Productividad

Es la capacidad de generar bienes y servicios con los recursos disponibles. Es un indicador económico que se utiliza para medir la eficiencia de la producción. 

Rentabilidad

Es la ganancia que se obtiene de una inversión o de un negocio, en relación con el costo de la inversión inicial. Se expresa como un porcentaje. 

Calidad

Es la totalidad de funciones y características de un bien o servicio que atañen a su capacidad para satisfacer necesidades expresas o implícitas.

Normalización

Es el proceso de ajustar o adaptar características de un producto, servicio o procedimiento para que se asemejen a un modelo o norma. También se le conoce como estandarización. 

La normalización se aplica en diferentes ámbitos, como el científico, industrial, económico, socioológico, lingüístico y estadístico. 

 

Perfil de cargo

es una descripción de las funciones y responsabilidades de un puesto de trabajo, mientras que el puesto de trabajo es el espacio donde se desarrolla la actividad laboral. 

Perfil de cargo 

• Describe las funciones, tareas, proyectos y responsabilidades de un puesto
• Define la jerarquía del puesto
• Establece las habilidades y cualidades que se buscan en el candidato ideal
• Incluye experiencia requerida, competencias técnicas y habilidades blandas
• Es un paso recomendado en el proceso de selección de personal

Puesto de trabajo 

• Es el espacio donde un individuo desarrolla su actividad laboral
• También se le conoce como estación o lugar de trabajo
• Está ubicado en un edificio donde tiene la sede la entidad u organismo del Estado, o empresa privada

El perfil de cargo es más abarcativo que un puesto de trabajo, ya que define las responsabilidades, jerarquía y funciones que se esperan de una persona en esa posición. 

 

Importancia

• Es importante tener claro el perfil del cargo para atraer al mejor talento 
• Es importante definir, detallar y estructurar el cargo para que sea la base de toda la información de lo que se requiere, necesita y se espera en determinado cargo 
• Es importante transmitir a los colaboradores lo que se espera de ellos desde el inicio de la relación.

Resistencia Al Cambio

Es una reacción negativa ante modificaciones en el entorno, ya sea personal o laboral. Se puede manifestar como rechazo, reticencia, incomodidad o indiferencia.

Causas

Temor a perder lo que se tiene

Incomodidad con lo nuevo

Dificultad para aprender a hacer algo nuevo

Incomprensión de los cambios

Inadaptación a los cambios

Comodidad con la rutina.

Estrategias para superar la resistencia al cambio

Reconocer las emociones y percepciones subyacentes

Implicar a los empleados en el cambio

Comprender las raíces de la resistencia

Fomentar un espíritu de compromiso individual y colectivo

Importancia de la resistencia al cambio

La resistencia al cambio es un mecanismo de defensa natural que tiene el cerebro. Es una respuesta a situaciones que se sienten amenazantes o incómodas.

En el ámbito empresarial

En el ámbito empresarial, la resistencia al cambio puede surgir cuando una empresa necesita realizar modificaciones importantes.

 

La resistencia al cambio en una organización puede tener consecuencias negativas como:

• Pérdida de eficiencia

Los empleados pueden no estar comprometidos con los nuevos métodos o pueden tardar más en adaptarse. 

• Pérdida de competitividad

Las organizaciones que no se adaptan a los cambios pueden quedar rezagadas frente a sus competidores. 

• Pérdida de talento

Los empleados talentosos pueden buscar otras oportunidades si perciben que su organización no está abierta al cambio. 

• Ambiente laboral tóxico

La resistencia puede generar un ambiente de trabajo negativo, afectando la moral y la colaboración. 

• Fracaso en la implementación del cambio

La resistencia puede hacer que los proyectos de cambio no alcancen sus objetivos. 

Para gestionar la resistencia al cambio, se recomienda:

• Reconocer y abordar la resistencia de manera proactiva. 
• Promover una cultura organizacional que fomente la adaptabilidad y la apertura al cambio. 
• Comunicar de manera clara los beneficios y objetivos del cambio. 
• Involucrar a los empleados en el proceso de decisión. 
• Ofrecer el apoyo necesario para facilitar la transición. 
• Anticiparse a la falta de información por parte de los empleados. 
• Propiciar entornos cómodos donde se generen dudas y preguntas por parte de los trabajadores. 

 

La oficina de organización y métodos (OYM) es un área que se encarga de estudiar y mejorar los procedimientos y sistemas de una organización. Su objetivo es aumentar la eficiencia y productividad de la empresa.

Funciones de la oficina de organización y métodos

Analizar la estructura organizacional

Establecer procedimientos y formularios

Diseñar manuales de organización y funciones

Elaborar diagnósticos organizacionales

Proponer normas y reglamentos

Asesorar en la reestructuración funcional y operativa

Coordinar el análisis de plantillas y estructuras de puestos

Investigar y proponer metodologías sobre herramientas administrativas

Relaciones de la OYM

Depende directamente de la dirección superior

Mantiene relaciones de asesoramiento con los diferentes niveles directivos de la empresa

Propone y presenta al Consejo Universitario, normas y reglamentos que rijan los diferentes procesos de la Institución

Importancia de la OYM

La OYM es una función especializada que contribuye a optimizar la infraestructura de la empresa para el logro de los objetivos preestablecidos.